Цифровой архив - электронное хранение документов
Компания ВИАР ИТ (г. Санкт-Петербург) предлагает готовую инфраструктуру для создания и хранения цифрового архива документов. Поможем оперативно и безопасно перейти на электронный архив без больших финансовых затрат.
Большой опыт сотрудничества с государственными организациями, строительными компаниями, медицинскими учреждениями, крупными корпоративными заказчиками.
Преимущества электронного хранения документов
- Хранение документов в виде цифрового архива — наиболее удобный способ взаимодействия с данными. Электронное хранение документов позволяет оптимизировать расходы на содержание или аренду помещения для бумажного архива, цифровая информация более надежно защищена от повреждения и утраты.
- Для оцифровки и хранения электронного архива документов компания Виар ИТ предлагает программно-аппаратные комплексы собственной разработки. Сканеры-визуализаторы позволяют бережно оцифровать сшитые документы без разброшюровки.
- ПО Редактор VIAR служит для оцифровки в соответствии с регламентами принятыми в отрасли: повышает читабельность документов, выравнивает фон, конвертирует в необходимый формат
- Оцифрованные документы загружаются в ДатаХаб VIAR, где происходит их индексация, систематизация и распознавание текста.
- Собственные разработки экономят время и средства заказчика, так как не требуют обращения к внешним дорогостоящим сервисам по распознаванию текста.
- Электронные данные хранятся конфиденциально, при этом любой файл из цифрового архива можно за считанные секунды найти с помощью полнотекстового поиска.
- Оцифрованные документы быстрее находить и отправлять проверяющим органам или в ответ на запрос к архиву. Цифровой архив ускоряет рабочие процессы и экономит время сотрудников.
- Правительство всячески поддерживает переход на работу с цифровыми копиями документов, появляются единые форматы, стандарты и правила хранения электронных документов.
ОСТАВЬТЕ ЗАЯВКУ
8 (800) 77 55 33 4
мы
обязательно
вам ответим!
Принципы электронного документооборота
Электронный документооборот — это один из способов оптимизации работы с документами. Файлы заверяются квалифицированной электронной подписью, и по закону такой документ имеет ту же юридическую силу, что и бумажный аналог. Квалифицированная электронная подпись подтверждает личность подписавшего и гарантирует отсутствие изменений в исходном файле. Подлинность электронной подписи легко проверить при помощи открытого ключа.
Мы предлагаем альтернативное удобное решение — наше ПО ДатаХаб VIAR — это хранение электронных документов, которые вышли из оперативного документооборота и уходят на архивное хранение. То есть, ДатаХаб интегрируется с ЭДО и забирает на хранение документы, которые уже не используются в ЭДО, но должны храниться по закону.
В ДатаХаб Виар хранятся как электронные документы (которые были изначально созданы в электронном формате) так и оцифрованные документы, оригиналы которых также могут храниться в архиве.
Организация хранения электронных документов
Хранение электронных документов и содержание цифрового архива требует наличия технической возможности и соблюдения определенных правил.
Руководители многих российских организаций не знают, в соответствии с какими регламентами, необходимо переводить архив в цифровой вид и уничтожать документы подлежащие списанию, только поэтому продолжают содержать физический бумажный архив.
Из Приказа Росархива следует, что электронные документы можно содержать не только на отдельных носителях, но и в специальных системах хранения электронных документов. Еще один важный момент — для хранения цифрового архива можно использовать программное обеспечение специализированной организации.
Ответственность за хранение архивных документов лежит на компании, которой принадлежат документы, а не на разработчике, поэтому к выбору программного обеспечения необходимо подходить осознанно.
Программное обеспечение ДатаХаб VIAR позволяет связать цифровые данные в единое информационное пространство, обеспечивая сохранность документов компании. ПО, разработанное ВИАР ИТ, обеспечивает конфиденциальность и сохранность персональных данных. В любой момент пользователь может проверить содержимое архива и найти необходимые файлы через поиск.
Программы для ведения электронного архива обеспечивают высокий уровень защиты, оперативный доступ, понятную структуру и правила хранения.
Стоит отметить, что программные решения Виар ИТ подходят как для небольших организаций, так и для крупных государственных архивов. Поскольку наше ПО разработано на микро-сервисной архитектуре, его легко адаптировать под любые потребности бизнеса и государства, связанные с архивным делопроизводством.
Требования к электронному хранению документов
В архиве должны храниться все документы, участвующие во внешнем и внутреннем документообороте организации. К таким документам относятся: приказы, распоряжения, счета-фактуры, первичные документы, финансовая отчетность, договоры и т.д.
Обратите внимание: Документы, изначально составленные в электронном виде и подписанные электронной подписью, не обязательно распечатывать. Такие документы признаются равнозначными бумажным документам, подписанным собственноручной подписью ответственного лица.
Одно из базовых требований к организации электронного хранения документов — их доступность. Программное обеспечение должно систематизировать оцифрованные и загруженные документы так, чтобы их легко можно было найти.
Ответственный за хранение документов работник должен иметь возможность при поступившем запросе контролирующих органов выделить нужный файл и отправить его по месту требования. Система, разработанная компанией ВИАР ИТ, отлично справляется с этой задачей — сервис обеспечивает быстрый и удобный доступ к файлам, а также гарантирует их защиту.
Любой электронный документ легко найти в цифровом архиве с помощью полнотекстового поиска или фильтров по атрибутам: по названию, дате, ключевым словам.
Кстати, для передачи электронных документов в контролирующие госорганы файлы не нужно распечатывать, подписывать, ставить на них печать. Достаточно подписать документ цифровой подписью и направить адресату с помощью системы электронного документооборота.
При оцифровке архивных документов и загрузке в ДатаХаб Вир можно настроит Модерацию введенных данных компетентным сотрудником. Сначала электронные документы описывают с учетом всех требований, проверяют правильность оформления, прикрепляют цифровые сканы и отправляют на модерацию, и только после прохождения модерации загружаются для хранения в электронный архив.
Сроки хранения электронных документов
Согласно требованиям действующего законодательства, организации обязаны обеспечить сохранность электронных документов в течение установленных сроков. Сроки хранения определяются соответствующими перечнями и другими нормативными актами. Срок обязательного хранения документов не зависит от вида архива — правила едины как для бумажных носителей, так и для электронного хранилища.
На срок обязательного хранения документов разного типа указывает Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236. С полным перечнем документов, подлежащих обязательному хранению, можно ознакомиться в следующих нормативных актах:
- Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ
- Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236
- Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ
К примеру, счета-фактуры, налоговая отчетность и бухгалтерская «первичка» должны храниться в организации не менее 5 лет, годовая финансовая отчетность подлежит обязательному хранению в физическом или электронном архиве не менее 10 лет.
Чтобы обеспечить надежную защиту электронных документов во время хранения, следует размещать архивы на защищенных серверах. Допуск к архиву должен быть у ограниченного числа сотрудников. Также рекомендуется регулярно создавать резервные копии наиболее важных электронных документов. Для максимальной надежности допускается использовать сразу несколько вариантов хранения электронных документов.
Плюсы нашего ПО
- В наш сервис ДатаХаб VIAR входит сервис Автоматизации определения сроков хранения документов в соответствии с электронным перечнем типовых управленческих документов.
- Сервис позволяет в том числе определять сроки хранения бумажных архивных документов и вовремя списывать их, чтобы на захламлять хранилище документами с истекшим сроком хранения.
ПРОГРАММНО-АППАРАТНЫЙ КОМПЛЕКС VIAR
Уничтожение электронных документов
По истечении срока обязательного хранения электронные документы можно уничтожать, т.е. удалять безвозвратно.
Современные технологии позволяют восстанавливать удаленные с носителей электронные документы. Если электронный документ записан на физический носитель, для уничтожения без возможности восстановления рекомендуется физически ликвидировать сам носитель информации.
Решения для работы с цифровыми архивами, представленные компанией ВИАР ИТ, не позволят удалить какой-то документ преждевременно. Если пользователь попытается удалить документ раньше срока, система сделает предупреждение.
Важно!
Как и в случае с бумажными документами, ни один электронный документ нельзя удалить из архива просто так. Информация о принятии решения об уничтожении отражается в учетных документах. Решение уничтожить данные принимается после проведения проверки и только в том случае, если вышел срок обязательного хранения документа.
Уничтожение электронных документов по истечении сроков обязательного хранения выполняется только после рассмотрения экспертно-проверочной комиссией. Перед ликвидацией архива готовится акт о выделении документов к уничтожению.
Ответственное архивное хранение гарантирует порядок в электронных документах и соблюдение требований законодательства. Важно также понимать, что сохранность и безопасность информации работает на стабильность организации.
Обращайтесь к нам!
В ДатаХаб VIAR входит сервис Автоматизации определения сроков хранения документов. С помощью сервиса можно в 3 клика сформировать Акт на уничтожение архивных дел, а также определить необходимость проведения экспертизы ценности документов.
Подпишитесь на нашу E-mail рассылку, чтобы быть в курсе обновлений и скидок
Нажимая на кнопку «Подписаться на рассылку», я даю своё согласие на обработку персональных данных и получение информационных, и рекламных писем, а также соглашаюсь с Политикой конфиденциальности.